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第二代办公系统使用手册

2015年10月05日    

目 录

公文处理…………………………………………………………………………1

一、概述……………………………………………………………………………… 1

1.系统登陆……………………………………………………………………1

2.系统使用者………………………………………………………………… 1

3.流转公文种类………………………………………………………………1

4.系统说明……………………………………………………………………1

5.公文流程管理功能…………………………………………………………2

二、文件基本操作……………………………………………………………………2

1.起草文件……………………………………………………………………2

2.编辑及修改…………………………………………………………………5

3.用户签名……………………………………………………………………5

4.删除文件……………………………………………………………………6

5.自定义查询…………………………………………………………………6

三、文件流转…………………………………………………………………………7

四、常见问题…………………………………………………………………………16

1. 插件安装……………………………………………………………………16

2.证书安装……………………………………………………………………16

3. 插件使用……………………………………………………………………17

公告发布………………………………………………………………………18

一、引言………………………………………………………………………………18

二、“公告发布”步骤………………………………………………………………18

三、公告管理………………………………………………………………………21

附件 公文公告格式规范……………………………………………………………23

Ⅰ公文处理

一、概述

1.系统登陆

登陆地址:长安大学信息门户

登陆帐号: 与信息门户统一

2.系统使用者

系统的使用者包括:

校领导 (签发)

党/校办主任、副主任、机要秘书(公文核稿)

二级单位负责人(学院与部处)、公文管理员、系统管理员(公文拟稿、阅览)

3.流转公文种类

收发文:校内公文,涉密文件按照国家及学校有关规定处理。

4.系统说明

系统边界:

系统的入口:收、发文件的录入

系统的过程:文件的流转

系统的出口:档案管理系统

技术选型:

运行环境:WIN2000 SERVER/Win2003 Sever:

系统结构:B/S结构,即服务器/浏览器结构

数据库:mySQL

服务器端操作系统:微软windows 2003

其 他:服务器安装 微软IE浏览器6.0+

浏览器必须保证支持COOKIE及JAVASCRI

5.公文流程管理功能

① 基本功能包括:

文件的录入,修改,撤销,归档;

文件流转流程的定义、执行与撤销。

② 系统查询功能包括:

条件组合查询,模糊查询,主题查询等。

二、文件基本操作

1.起草文件

文件分为“收文”、“发文”和“其他文件”。起草“收文”时,进入“收文登记”页面;若为“发文”,进入“起草公文”页面;否则进入“其他文件”,进行其他文件起草操作。

此处以“校内发文”为例:进入系统,在“办公与事务处理”模块中,打开“文件管理”主菜单,点击“起草公文”,显示页面如下:

点击此处

出现以下界面:选择需要的文种,点击下一步

点击下一步

如上图所示,已设置模板和工作流的文件种类在此页面显示,选择其中一个起草文件,如:“长安大学发文-word”(该文为平行、下行文)点击“下一步”,在打开的页面中填写文件信息:

见注2

填写标题

填写“标题”后,执行“保存”操作后,显示“word正文”按钮:

注:要先进行保存,“word正文”按钮才会显示,如下图:

点击“正文”

点击此按钮,弹出word正文,输入正文的内容,显示页面如下:

注2.此处文号暂不填写,由办公室统一编号。

注3.此处要显示正文按钮,必须预先下载安装“育软电子公文插件”

此处以上为红头位置

从此处以下开始正文

保存提交服务器

注:点击右侧文档操作栏中的“显示/隐藏标签”,正文显示标签位置,“Content标签”中为正文内容,以上为“成文”后添加红头预留位置,请勿将其删除。

如上图,在“请在此处填写正文内容”中填写正文内容,默认使用修订功能,然后点击上侧的“保存提交服务器”按钮,提示“保存服务器完成”,即可将正文内容提交至服务器:

点击保存

如上图,为了防止文件被修改,用户可将起草后的文件锁定,点击“锁定文档”按钮,弹出输入密码对话框:

输入密码,执行“确定”操作后,用户不能进行任何操作,如需修改正文内容,知道密码的用户可执行“解除锁定”后,再对正文进行修改。

2.编辑及修改文件

在“公文处理”的“待处理”标签中,单击要编辑的文件标题即可进入编辑状态。编辑状态下,在需要修改的内容选项中直接修改,然后执行“保存”动作即可完成修改:

需注意的是:当前用户只能编辑或修改处于相对应节点上的文件。如文件起草人只能修改“起草中”的文件,如果该文件已执行了“发送”动作,即文件已进入下一流程,则文件起草人已无权修改,须由下一流程节点上指定的角色用户编辑修改。

3.用户签名

具有权限的用户可以执行签名操作,如下图所示:

本系统中有四个签名处,只有具有相应权限的用户才能执行相应的操作,如当前用户为“邵云龙”,他有“核稿权”所以页面显示“核稿人”签名按钮。

注:有“系统管理权”的用户可设置用户权限,请参考“系统管理”相关章节

在相应栏目的下面单击“点击签名”按钮,界面如图所示。相应的位置出现了当前用户的签名,用户可以定制签名图片,定制的方法请参考“系统管理中的用户管理”。

签名用户也可以对已签名项执行取消签名的操作,方法是单击“取消签名”按钮即可。

注:几个签名位置说明:

拟稿单位领导审核

办公室核稿

办公室复核

注:该处办公室复核、核稿是指党办、校办、团委及工会办公室。

4.删除文件

文件处于“起草”状态时,才允许删除公文,在“公文处理”菜单的“待处理”标签中指定需要删除的文件,在标题左边“选择”栏目相应的复选框里打上“√”,单击操作栏中“删除”按钮即可。

5.自定义查询

打开“文件管理”主菜单,进入“文件查阅”子菜单中的“自定义查询”标签,显示页面如下:

如上图所示,用户可以对所有文件的“公文类型”、“标题”、“主题词”、“发文日期”及“文号”等相关信息进行查询。只需要在相应文本框中输入关键字,点击操作栏的“查找”按钮即可。

另外,在“待处理”、“待阅”、“已处理”、“办理结束”及“所有文件”的标签列表页面中,可以通过点击右上角的“搜索”按钮,查找各标签正在处理的文件。

三、文件流转

1.文件状态

文件列表中可以显示文件当前的处理状态,如下图所示,在“办理情况”一栏中显示文件当前处理人及处理状态,如“处理中”、“待处理”、“起草中”、“办理结束”等:

用户也可以通过点击不同的标签查看不同状态的文件:

“待处理”标签:包括当前用户起草的文件,及需要当前用户处理的文件,分别显示“起草中”、“处理中”、“待处理”状态。

“已处理”标签:包括当前用户处理过的文件。

“待阅”标签:包括已执行“分发”动作的文件。

“办理结束”标签:包括已经执行了分发或归档操作的文件。

“所有文件”标签:包括用户处理过的文件和分发给用户的文件。

2、文件发送

文件需执行“发送”动作,才能进入下一步流转程序。发送方式有“固定流程”和“发送给其他人员”两种,“固定流程”指已经设置好的工作流,公文运转方式按照流程设置方向进行;选择“发送给其他人员”时,需要选择所发送用户的部门及角色,所选用户可以查阅并执行当前节点的动作。

先以“固定流程”为例,点击操作栏中的“发送”按钮,选择发送方式为“固定流程”,显示如图:

如上图,接收部门为“任意部门”,接收角色为“核稿人”,在“请选择发送人员”文本框中,选择要发送的用户,即可将文件发送给所选用户。

公文流转过程中,用户可选择发送的部门及角色。当创建流程时,设置部门为“同级部门”或“下级部门”,“角色”添加多个,则在公文流转过程中,用户可从多个“部门”或“角色”中选择其中一个,显示页面如下:

如上图,在“选择发送到的部门”下拉菜单中,可选择与此节点用户同级的部门,如:选择“开发部”;在“选择发送到的角色”下拉菜单中选择“审核人”,如下所示:

则在“发送到的人员”文本框,显示所选部门及角色的用户,选中其一用户后,点击“确定”按钮,即可发送给该人员:

选中其中一个用户

选择要发送的部门及角色后,点击“确定”按钮,系统提示文件将发送给以下用户,然后点击“确定”即可。

若所选部门下没有满足当前角色的用户,在发送到人员文本框中将提示“没有显示的人员”,请重新选择,再继续发送。

如果在编辑中有必须执行的动作没有完成,如没有执行“核稿”动作,则此步骤弹出提示对话框,发送动作将不能执行:

再次点击“确定”按钮,完成此步骤后再发送任务:

此时文件的下一个处理人可在自己的“待办事宜”中收到此文件信息,或在自己的“公文处理”菜单,“待处理”标签中看到此文件。

如果选择发送方式为“发送给其他人员”,将弹出如下对话框:

用户选择“部门”和“角色”下拉菜单中,可选择任意一项,在发送到人员的文本框中即会显示满足要求的用户:

选中要发送的用户,点击“确定”按钮,系统弹出如下提示框,文件发送成功:

其他人员接收到文件,在填写相关信息后,可以“退回”或继续“发送给其他人员”。任意用户接收后,都要退回给发送其他人员的起始人,由此用户再进行固定流程的发送。

注:选择发送方式为“任意”时,发送后的文件不允许收回。

3.流程查询

任何用户打开一个文件可以查看其流程处理纪录。在文件查看或编辑状态下,点击操作栏中的“流程查询”按钮:

打开如下页面,显示文件处理过程中各步骤名称、经办人、正文内容、办理日期及时间:

点击右面的正文,可以看到每个用户对正文的不同的修改。点击“正文”,如下图:

4.文件签发

文件逐级通过主办和会办单位的审批,其流转顺序遵循发文中预订的审批流程,自下而上逐级完成。在同级单位的各部门之间会签后,再转由上一级单位的各部门或领导审批。

在具有“核稿”动作、“签发”动作、“审核”动作、“会签”等动作的节点处,需要此节点有相应权限的用户执行签名动作,否则无法继续发送。

5.成文

若设置流程节点时有“成文”动作,在文件在流转过程中,编辑页面上方即会显示“成文”按钮,用户可以执行“成文”操作。

接收文件用户在“文件管理”菜单,进入“公文处理”的“待处理”标签,打开此公文,显示页面如下:

点击此按钮,执行“成文”操作

用户可在“成文”操作前,对正文进行“套红预览”,页面将显示模拟成文的效果,显示页面如下:

“套红预览”后可关闭此页面,点击文档操作栏的“文档套红”按钮,如下图所示:

点击此按钮,执行“文档套红”操作

如上图,点击“确定”后,文档自动套用设置好的模板红头,显示页面如下:

成文后,点击右侧的“保存提交服务器”按钮,将内容提交至服务器。“Word格式”的正文,成文后,即可将文件锁定,以免其他文件再被修改。

6.分发文件

若设置流程当前节点时有“分发”动作,在文件在流转过程中,编辑页面上方即会显示“分发”按钮,用户可将已成文的公文,“分发”给各部门人员。

在公文编辑状态,点击上方操作栏的“分发”按钮,弹出

弹出所要分发单位窗口,在列表中选择所要分发的单位,按住“Ctrl”键可以进行多选。

点击“确定”按钮,弹出“公文成功分发”提示框:

被分发到的单位便可以在“公文处理”文件夹下的“待阅”标签中,查阅此文件:

若为“word格式”文件,打开此公文后,将提示下载word正文到本地供用户查看。

7、文件归档

若设置流程节点时有“归档”动作,在文件在流转过程中,编辑页面上方即会显示“归档”按钮。

接收文件用户在“文件管理”菜单,进入“公文处理”的“待处理”标签,打开此公文,显示页面如下:

点击归档

如上图,点击“归档”按钮后,提示如下文本框:

点击“确定”按钮,则公文将归档到“文件归档”中,且转入“办理结束”标签中。若点击“取消”,公文归档到“文件归档”,但仍在用户“待处理”标签中,需用户手动执行“结束流程”操作。

四、常见问题

1.插件安装

目的:正文内容上传到服务器。

.使用系统起草修改公文需要安装“育软电子公文插件”(仅浏览无需安装)

下载地址:1.长安大学校长办公室网站

2.长安大学信息门户

下载以后,解压缩,双击后缀“.exe”文件安装即可。

2.证书安装

目的:育软电子公文插件合法性认证。

登陆OA系统时,IE会弹出安全警报窗口,该如何去掉它?

单击未知发行商

单击

出现以下图:

单击

要去掉这个安全警报窗口,需要执行以下操作:

1) 单击“查看证书” ;

2) 弹出以下窗口。点击“安装证书”;

3.安装插件后,标题栏出现如下图示灰色条:怎么办?

右键单击此处,选安装即可

右键单击安装

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