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长安大学公文处理实施细则

2014年05月06日    

长安大学公文处理实施细则

长安大学的公文是学校在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是依法治校和进行校务活动的重要工具。根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),结合我校实际,制定本细则。

公文处理工作包括公文拟制、办理、管理等环节,要实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。党委办公室和校长办公室是学校公文处理的管理机构,主管以学校党委和行政名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。校属各单位要指定专人负责本单位、本部门的公文处理工作。

一、公文种类

公文种类主要有决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等11 种。

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布规章、任免干部,传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级单位的公文、发布要求下级单位办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号,标注于公文首页左上角。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限,标注于份号下方。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由公文发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

(六)签发人。上行文应当在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。

(七)标题。由公文主题和文种组成,位于发文字号下方。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,位于正文上方,顶格打印。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关下方。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称,位于正文的右下方。

(十二)成文日期。署会议通过或者领导签发的日期。联合行文时,署最后签发机关领导人签发的日期。特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。

(十三)印章。除会议纪要和印制的有特定发文机关标志的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项,加括号标注于成文日期左下方。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。应当置于主件之后与主件装订在一块,并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关名称标注于印发机关和印发日期上方。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期,位于公文末页下端。

(十八)页码。公文页数顺序号。

三、公文版式

(一)版式。按照《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

(二)用纸幅面。采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

(三)页边距。上37mm,下35mm,左28mm,右26mm,行间距为28磅。

(四)标题。一般用2号小标宋体字,编排于页面顶端下空二行位置,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

(五)正文。一般用3号仿宋GB2312体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

(六)文中结构层次。序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(l)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

(七)附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXX ”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(八)页码。均使用4号半角数码,字体为宋体,置于版心下边缘下1行,数码左右各放4号一字线,单页码居右空1字,双页码居左空1字。

四、公文发文机关标志的主要形式及适用范围

(一)文件形式

1.《中共长安大学委员会 长安大学文件》用于学校发布重大事项,向上级机关报告、请示重要工作。

2.《中共长安大学委员会文件》和《长安大学文件》分别用于学校党委和行政通知重要事项、任免干部、批复下级单位的请示,向上级机关报告、请示工作。

3.《长安大学党委办公室文件》、《长安大学校长办公室文件》用于党委办公室、校长办公室根据授权,传达党委和行政的决议或决定,答复下级机关的请示,转发上级机关的文件,批转下级机关的请示、报告,发布有关事项,向上级机关报告、请示工作。

4.《长安大学工会委员会文件》、《共青团长安大学委员会文件》分别用于工会和团委制发公文。

(二)函件形式

1.《中共长安大学委员会》和《长安大学》用于中共长安大学委员会和长安大学根据需要以函的形式制发公文。

2.《中共长安大学委员会××(部门全称)》和《长安大学××(部门全称)》用于学校机关各部、处、室向上级机关报告、请示工作,在职权范围内发布通知,相互之间联系工作。

3.《长安大学××学院(系)》、《长安大学××(直属单位全称)》用于学院(系)、直属单位制发函、内部通知等公文。

(三)纪要形式

1.《中共长安大学委员会会议纪要》和《中共长安大学委员会常务委员会会议纪要》用于记载和传达相应党委会议情况和议定事项。

2.《长安大学校务会议纪要》和《长安大学校长办公例会纪要》用于记载和传达相应行政会议情况和议定事项。

五、行文规则

(一)向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。

(二)向下级单位的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

(三)同级党的机关、党的机关与其他机关之间必要时可以联合行文。

(四)不相隶属机关之间一般用函行文。

(五)向上级请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。

六、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

(一)起草。公文起草应当做到:

1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接,符合文书处理工作规则。

2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行,具有针对性和可操作性。

3.文风朴实,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。论述要紧扣主题,层次清晰、条理分明,详略得当、重点突出。

4.用词的内涵和外延要与所表达的意图一致,避免产生歧义。

5.引用的人名、地名、时间、数字、引文、材料、数据要真实、准确、可靠。

6.语言表达、标点符号使用要符合语法与逻辑规则。

7.文种正确,格式规范。

8.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

9.公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

10.学校党委、行政负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(二)审核。凡挂学校发文字号的正式公文,公文拟稿人要逐项填写公文首页纸,并将拟妥的文稿送本部门主要负责人审核,同时在部门负责人一栏签字之后送党委办公室或校长办公室审核。

审核的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;其他内容是否符合公文起草的有关要求。

规章制度类公文文稿,行文前须经党委全委会、党委常委会、校务会、校长办公例会审议通过。

需要学校党委、行政审议的重要公文文稿,审议前由党委办公室或校长办公室进行初核。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

严格执行公文会签制度。主办单位起草的公文,涉及其他部门职能范围内的事项,应主动与有关部门协商,取得一致意见并会签后,送党委办公室或校长办公室审核。经协商不能达成一致的,主办单位应列明各方意见及理据,提出办理建议,连同文稿一并送党委办公室、校长办公室报学校党委、行政领导协调或审定。

拟办的文电,如有前卷,承办处(室)应将前卷处理情况摘要说明,必要时附上原件,供领导审批时参考。

(三)签发。以学校党委、行政名义印发的上行文,一般经分管校领导阅审后,由书记、校长签发,其中常规的请示、报告类文件,由分管校领导签发。以学校党委、行政名义印发的平行文、下行文,一般由分管校领导签发,其中重要的规范性文件,涉及全局性重大问题的,经分管校领导阅审后,由书记、校长签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

呈送校领导审签的文电,均须经党委办公室或校长办公室统一登记、运转,校领导一般不直接接受处(室)的报文。

呈送校领导审签的文电稿,承办单位要切实保证质量,做到内容准确,文字精练,字迹清楚。已经校领导审定后的文电稿,承办单位不得擅自修改变动。确需修改变动的,应请示有关领导同意。

七、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

(一)收文办理。主要程序是:

1.签收。党委办公室、校长办公室对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。党委办公室、校长办公室应在《收文登记本》上对收到的文件认真登记,包括收文时间、来文单位、公文标题、紧急程度、密级等,做到手续清楚,责任明确,便于查找,防止密级文件丢失和失泄密事件发生。校属各单位收到的来文来函应及时转交党委办公室或校长办公室按程序办理。

3.拟办。收文登记后,党委办公室、校长办公室按文电轻重缓急填写“文件阅办单”。急办件可同时将复印件送主办单位阅处,以提高办理速度。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。当天收到的文件、电报,应当天分完,急件随到随送。

4.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。涉密文件,只限指定人员阅办。

5.承办。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级机关审批。

6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办;党委办公室、校长办公室对校领导有批示的文电,要认真记载批示内容、承办单位、承办要求和交办的时间等。为便于掌握文电去向,传阅文电均由党委办公室、校长办公室中转,校领导、校属各单位之间不得横传。党委办公室、校长办公室要经常检查和掌握文电的运转和办理情况,做到件件有着落,查问有根据。凡紧急文件,党委办公室、校长办公室应及时向承办单位催办,并建议校领导及时批阅。

7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

(二)发文办理。主要程序是:

1.复核。已经发文单位负责人签批的公文,印发前党委办公室或校长办公室应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核,需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

2.登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4.核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

(三)整理归档。

需要归档的公文及有关材料,校属各单位应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,将公文的定稿、正本和有关材料及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。

八、公文管理

(一)公文应当发给组织,由各单位公文管理员统一管理,一般不发给个人。公文管理员应当切实做好公文管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。

(二)各单位传阅的文电不得积压,要及时清退,并履行签字、注销手续。

(三)涉密公文的印发传达范围应当按照上级发文机关的要求执行。

(四)复制、汇编上级机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经党委办公室或校长办公室负责人批准。绝密级公文应当指定专人管理,并采取严格的保密措施。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

(五)单位合并时,全部公文应当随之合并管理。

(六)工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

(七)涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

(八)不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

九、相关规定

(一)外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

(二)校属各单位公文处理工作,可以参照本细则执行。

附表:1.长安大学党务公文发文代字

2.长安大学行政公文发文代字

附表1

长安大学党务公文发文代字

主办单位

发文代字

长安大学党委

工会

团委

直属单位

长大党

组织部

长大党组

宣传部

长大党宣

学工部(武装部)

长大党学

统战部

长大党统

纪委办公室

长大党纪

附表2

长安大学行政公文发文代字

主 办 单 位

发文代字

主 办 单 位

发文代字

主 办 单 位

发文代字

校长办公室

长大办

公安处(保卫处)

长大公安

工程机械学院

长大机械

组织部

长大组

基建处

长大基

经济与管理学院

长大经管

宣传部

(新闻宣传中心)

长大宣

离退休工作处

长大离退

电子与控制工程学院

长大电控

工会

长大工会

信息工程学院

长大信息

学生处

(武装部)

长大学

长大武

团委

长大团

地质工程与测绘学院

长大地测

校友会办公室

(教育基金会办公室)

长大校友

地球科学与资源学院

长大资源

发展规划处

(学科与211办)

(发展研究中心)

长大重

长大发展

长大基金

建筑工程学院

长大建工

学生就业与发展服务

中心

长大学服

环境科学与工程学院

长大环工

建筑学院

长大建筑

教务处

长大教

渭水校区管委会办公室

长大渭水

材料科学与工程学院

长大材料

研究生院

长大研

教育技术与网络中心

长大教网

政治与行政学院

长大政治

科技处

长大科

图书馆

长大图

文学艺术与传播学院

长大文传

社会科学处

长大社科

杂志社

长大杂志

理学院

长大理

人事处

长大人

医院

长大医

外国语学院

长大外语

计划财务处

长大财

附属学校

长大附校

国际教育学院

长大留学

监察处

长大监

地质调查研究院

长大地调

体育部(体育系)

长大体育

审计处

长大审

水与发展研究院

长大水研

继续教育学院

长大继教

国有资产管理处

长大国资

长安大学科技园管理

办公室

长大科技园

马克思主义学院

长大政教

实验室管理处

长大实管

西安长大资产经营

有限公司

(经营性资产管理处)

长大资产

国际合作处

(港澳台办公室)

长大外事

长大港澳台

公路学院

长大公路

后勤管理处

长大后

汽车学院

长大汽车

后勤集团

长大后勤

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